Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.
Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.
- На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
- Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
- Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
- В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
- Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
- действующими законодательными актами;
- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
- инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- установленными на предприятии нормами и правилами;
- политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
- трудовым договором;
- положением об административном отделе.
Должностные обязанности
Специалист по работе с документами обязан:
- Осуществлять подготовку необходимых документов.
- Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
- Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
- Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
- Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
- Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
- Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
- Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
- Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Профессиональные требования
Специалист должен знать:
- структуру предприятия;
- организацию делопроизводства на предприятии;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- документы менеджмента качества.
Права
Специалист по работе с документами имеет право:
- Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
- Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.
Сама недавно отучилась на делопроизводителя , прошла курсы, начала работать и поняла что это прям мое. Люблю работу с документами, кому то кажется скучным, а меня устраивает.