Специалист по работе с документами

Специалист по работе с документамивакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.

Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.

  1. На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
  2. Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
  3. Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
  4. В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
  5. Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
  • действующими законодательными актами;
  • приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
  • инструкцией по делопроизводству и работе архива;
  • установленными на предприятии нормами и правилами;
  • политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
  • трудовым договором;
  • положением об административном отделе.

Должностные обязанности

Специалист по работе с документами обязан:

  • Осуществлять подготовку необходимых документов.
  • Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
  • Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
  • Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
  • Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
  • Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
  • Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
  • Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
  • Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

  • структуру предприятия;
  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • документы менеджмента качества.

Права

Специалист по работе с документами имеет право:

  • Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  • Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
  • Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

источник

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *