Работа на ресепшене предполагает выполнение сотрудником должностных обязанностей в зоне ресепшн (reception). Это специально меблированная зона части помещения при входе в офис компании, фирмы, гостиницы и других подобных заведений.
Персонал на ресепшн в разных организациях может выполнять одну или несколько функций: обычный прием гостей (портье), обязанности секретаря, услуги консьержки, работу диспетчера офисной АТС, функции оператора по вводу первичной документации и т.п.
Зона ресепшн — это лицо компании, место, куда в первую очередь обращается клиент, заходит в любое учреждение: будь то офис, ресторан, парикмахерская или гостиница. Ни одна компания в наши дни не может нормально функционировать без зоны ресепшн.
Ресепшн располагают, как правило, на входе в заведение. Стойка ресепшн словно приветствует посетителя, создавая первое впечатление о том, насколько солидная и надежная репутация фирмы.
Первое впечатление о компании может укорениться в подсознании клиента и повлиять на ход дальнейшего сотрудничества. По состоянию мебели, стен потолков посетители делают выводы о состоятельности компании, ее положению на рынке, уровне заработной платы сотрудников.
Поэтому задача ресепшн не только нести максимум информации о работе компании, но и формировать представление о ней, задавать тон дальнейших отношений с клиентами или с потенциальными сотрудниками.
Чтобы произвести хорошее первое впечатление, компании пытаются оформить ресепшн по высшему стандарту с использованием современной мебели, материалов и цветов. Центральное место в ресепшн занимает стойка, за которой располагаются сотрудники, зачастую секретарь.
Стойка ресепшн — это лицо компании, кроме функциональной, выполняет и представительскую роль, а значит и создает имидж компании. Чаще стойка располагается фасадом к входу, но в маленьких помещениях ее ставят и вдоль боковой стенки.
Основная особенность стоек ресепшн — их двухуровневая структура, которая призвана создать условия для общения служащих офиса, которые сидят на более высоких стульях, и гостей, которые подходят к стойке.
Зона ресепшн не всегда состоит из одной только стойки. Чаще всего пространство разделено на две части: стойка и зона ожидания. В последней располагаются диваны, кресла или стулья для гостей, журнальные столики, разного рода стенды и стеллажи для сувенирных и рекламно-информационных материалов.