АХО – административно-хозяйственный отдел

АХО – административно-хозяйственный отдел.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

  • обеспечение канцтоварами
  • обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
  • обеспечение хозяйственными товарами
  • поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
  • обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернет-каналов, эксплуатация городских линий)
  • осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)

2) Документооборот:

  • разработка файлинг-системы
  • ведение документооборота
  • ведение архива
  • ведение библиотек, баз данных

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

  • уборка помещений
  • эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
  • оформление помещений
  • ремонт помещений
  • обустройство прилегающих территорий
  • озеленение

4) Организационная работа:

  • организация рабочих мест
  • организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
  • организация работы переговорных
  • организация питания сотрудников
  • транспортное обслуживание
  • курьерское обслуживание
  • организация страхования сотрудников и компании
  • организация переездов

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

  • взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
  • взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
  • взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.

6) Внутреннее информирование персонала:

  • организация оповещения о новых документах
  • контроль исполнения поручений
  • выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
  • организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
  • организация внутрифирменных музеев и выставок

Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а другая часть включает разовые задачи, которые могут выполняться время от времени. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке целей работы, чтобы в случае необходимости решить какую-либо единовременную, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании, помощь всем подразделениям в выполнении производственных планов, что бы для этого ни приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен в зависимости от конкретной ситуации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *