АХО – административно-хозяйственный отдел.
Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:
1) Текущее обеспечение деятельности:
- обеспечение канцтоварами
- обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
- обеспечение хозяйственными товарами
- поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
- обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернет-каналов, эксплуатация городских линий)
- осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)
2) Документооборот:
- разработка файлинг-системы
- ведение документооборота
- ведение архива
- ведение библиотек, баз данных
3) Эксплуатация здания, помещения, территории:
- уборка помещений
- эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
- оформление помещений
- ремонт помещений
- обустройство прилегающих территорий
- озеленение
4) Организационная работа:
- организация рабочих мест
- организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
- организация работы переговорных
- организация питания сотрудников
- транспортное обслуживание
- курьерское обслуживание
- организация страхования сотрудников и компании
- организация переездов
5) Взаимоотношения со сторонними организациями:
- взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
- взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
- взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.
6) Внутреннее информирование персонала:
- организация оповещения о новых документах
- контроль исполнения поручений
- выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
- организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
- организация внутрифирменных музеев и выставок
Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а другая часть включает разовые задачи, которые могут выполняться время от времени. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке целей работы, чтобы в случае необходимости решить какую-либо единовременную, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».
Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании, помощь всем подразделениям в выполнении производственных планов, что бы для этого ни приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен в зависимости от конкретной ситуации.