Можно ли избежать проблем в случае, если работодатель не придерживается порядка хранения и выдачи трудовых книжек при увольнении сотрудников?
Трудовой кодекс РФ, Постановления Правительства устанавливают для работодателей много различных правил по ведению, хранению трудовых книжек. Наниматели вынуждены следовать этим правилам, а за допущенные неточности и ошибки их ждёт административная ответственность.
Работник-нарушитель
При приеме на работу новый сотрудник должен предоставить в отдел кадров несколько документов. Среди них есть и трудовая книжка. В ряде случаев работодатель может оформить ее самостоятельно (на основании заявления сотрудника): если человек официально трудоустраивается на первое место работы; если работник не забрал документ с прежнего места занятости.
В период трудовой деятельности трудовая книжка хранится у работодателя и может быть передана работнику только в исключительных случаях (ст. 62 ТК РФ). В неё наниматель вносит сведения:
- о кадровых переводах (кроме временных),
- о переименовании организации,
- о поощрениях и награждениях специалиста,
- об увольнении.
В последнем случае работодатель вносит в трудовую книжку запись об увольнении по соответствующему основанию, ставит печать юридического лица. Документ подписывают сотрудник отдела кадров (иное ответственное лицо) и работник. Книжку выдают работнику в последний трудовой день (вместе с расчетом). Подтвердить факт получения книжки он может подписью в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга).
Что же делать, если работник откажется поставить свою подпись в Книге? Нужно будет составить акт, который подтвердит, что работодатель действовал правильно, как следствие, снимет с него ответственность за отсутствие подписи работника в Книге. Если сотрудник не подпишет акт, то об этом следует сделать соответствующую отметку. При этом акт необходимо зачитать работнику в присутствии свидетелей.
Как поступить, если работник не приходит в отдел кадров за трудовой книжкой? Нужно направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. До момента получения согласия на почтовую отправку и уточнения сотрудником точного почтового адреса трудовая книжка должна храниться у работодателя.
Уведомление можно оформить в произвольной форме и отправить бывшему сотруднику заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
Со дня направления уведомления работодатель будет освобожден от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).
Работодатель-нарушитель
На практике бывают и обратные ситуации: работник готов сделать все, что предусмотрено законом, а работодатель осознано идёт на нарушение. Такое возможно, когда между сторонами возникает конфликт еще в процессе трудовой деятельности и продолжает развиваться на этапе увольнения.
Например, работодатель требует вернуть компании какие-либо материальные ценности, а работник либо осознано не возвращает указанные вещи, либо просто не понимает, чего от него хотят, так как никаких ценностей у него нет и никогда не было. В такой ситуации наниматель ставит условие: «вернёшь ноутбук, отдам трудовую книжку». Конечно, такие меры являются незаконными. В случае обращения сотрудника с жалобой в ГИТ работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
За затягивание с выдачей трудовой книжки при увольнении сотрудника нанимателю может грозить и материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ). Если сотрудник обратится в суд, то служители Фемиды могут обязать работодателя выплатить специалисту средний заработок за все время «удерживания» трудовой книжки.
Автор: Никурадзе Анна Шотовна, старший юрист Департамента трудового права НОЧУ ДПО «Институт профессионального кадровика»